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2018年9月11日

営業マンならば必ずと言っていいほど、何らかの方法で「営業日報」や「営業週報」を書いている企業がまだまだ多いのではないでしょうか。

そのタスクは日々のルーティンになっている一方で、面倒な作業だと感じている営業マンも多いではないかと思います。一方で、「営業マンは数字で評価されるべきだから、管理のための営業日報ならば必要ない!」と思っている方や意見もクライアントの営業マンからよく耳にします。

しかし、着目すべきは、営業日報を書くことが苦痛になっている営業マンや、無駄と考えている営業責任者がいる一方で、”営業日報を活用し、高い成績を挙げ続ける”営業マンや営業組織が存在します。その違いは何なのでしょうか?

今回は、営業日報の本来の意図とその活用について述べていきます。

■営業日報の本来の目的とは?

そもそも皆さんは、営業日報に何を書き、どのように活かしていますか?

営業マンが商談や営業活動を行う以上、その内容は「活動記録」になっており、いつ、どこで、誰と、どのようなやり取りを行ったか、そんな事柄の記録が一般的です。

しかし、記録することを目的にしていては、営業活動のプラスにはあまりなり得ません。本来、営業日報は次の目的を考えて日報を記していくことが大切です。

①営業上の課題・原因・解決策

優れた営業マンは、日々の営業活動の記録に加えて、活動を通じて認識した課題やその原因を記録し、見直します。加えて、その事象を分析し、解決策を導くことで、着実に営業力をアップすることに繋げていきます。

私の新規営業ビルダーのお客様でも、ブログ(社内掲示板)機能を活用し、日々、気づきを投稿している企業様もいます。

②明日以降の改善アクション

分析を行い、解決策を導いても、次のアクションに繋がらなければ意味がありません。改善アクションを記すことで、同じ課題に直面しても乗り越える道筋を立てることができます。これが営業としての仮説力の強化につながってきます。

③顧客情報の共有

売上などの数字からでは読み取れない情報として、顧客固有の特徴や情報が挙げられます。
例えば、担当者やキーマンの氏名・商談内容を記載することで、営業の引継ぎにも役立ちます。

3点目に挙げた「顧客情報の共有」は、営業日報のみならず、SFA(営業支援システム)の管理項目にも繋がる重要な情報になるため、チームの営業成績を追求するならば極めて重要な情報になります。

しかし、これらの目的を見失っている場合、営業日報を活用できない企業の典型例に当てはまってしまうかもしれません。

■営業日報を活用できない企業の典型例

営業日報を活用できない企業には、いくつかの典型パターンが存在します。
その背景にあるのは、営業チームの風土や評価制度など様々。具体的には、次のような典型例が存在します。

例えば、マネージャーが営業日報を全く閲覧・管理できていないケースです。
営業日報を書いても誰も見ていないようでは、営業マンもなかなか身を入れて作成できないものですし、本人のモチベーションの低下にもつながります。

他にも、紙で記録した営業日報が、ファイルなどに入れっぱなしになっているケースです。
他の営業マンはおろか、自分自身も営業日報を見直す習慣が持てないようでは、その活用に至るまでの道のりは遠のくばかりです。

■なぜ、営業日報を活用できないのか?

営業日報を活用できないケースを掘り下げると、多くの場合、次の2点の原因に行きつくのではないでしょうか。

1つは、「評価や成長の場と結びついていないこと」。

どれだけ自己成長を望んでいる営業マンであっても、自分一人で営業日報を書き続け、活用することには限界があります。営業日報の記録が営業責任者であるマネージャーからの評価やフィードバックの場に繋がってこそ、営業日報を真に活用できている状態といえるます。

もう1つは、「再利用や活用シーンが想定されていないこと」。

営業日報を紙に記録してファイリングしてしまうと、再度閲覧されるケースは稀です。SFAなどのツールを利用するなどして、マネージャーや他の営業マンがお互いに閲覧できる状態になってこそ、営業日報は活用の幅が広がります。

■営業日報を活用することの3大メリット

管理方法を工夫しないと、なかなか活用されない営業日報。しかし、その活用を意識することで、主に次の3つのメリットが得られます。

①営業ノウハウを共有し、営業力向上させることができる

営業日報を相互に閲覧することで、営業ノウハウや成功事例を共有し、お互いの営業力をアップさせることができます。同時、うまくいかなかった点や課題と解決策を共有することで、壁に直面している仲間のサポートを行うことも可能になります。

②それぞれの顧客に最適な提案を行いやすくなる

顧客とのやり取りや提案のポイントを共有することで、各顧客にあった最適な提案を行うことができるようになります。特に、既存顧客の引継ぎを行い際にも役立つため、アップセルやクロスセルにも繋げることができ、売り上げの向上にも繋げやすくなります。

③営業マンのモチベーションアップに繋がる

お互いの営業アクションを見える化することで、「他のメンバーから見られている」という良い緊張感が生まれ、営業に対するモチベーションを向上させることができます。また、例え受注に至らなくても、営業の成功体験を見える化することで、営業マンの向上意欲を促進することも可能になります。

■振り返りではなく「資産としての営業日報」へ

営業日報が活用できないことの根本原因は、やはり「記録する行為が目的となっている」というケースが多いようです。
だからこそ、営業日報を「記録の蓄積」ではなく「営業資産」へと変えていくための取り組みが求められます。

営業マンや営業チームの目的と、営業日報の活用のベクトルが重なった時にこそ、その行為がもたらすメリットが最大化されます。SFAの導入を検討する企業も最大目的も、この点にあるケースが多いのです。

営業マンの個々の努力がチーム全体の営業力へと繋げるために、営業日報の見直しは重要なポイントになり得るのです。

”次につながらない日報報告になっている”と感じている方は、他社の事例などご紹介しながら、どうすべきかご提案させていただきます。お気軽にお問合せください。

2018年9月4日

長期にわたって高い営業成果をあげるための「最大のポイント」は何でしょうか?

一つの要素として捉えれば、適切な商品理解、ヒアリング能力、プレゼンテーション能力の向上など、様々な要素が挙げられるはずです。しかし、市場の変化が激しい昨今、セールスの技術や対人能力だけを磨き続けても、思うような成果を収めることは難しいです。

顧客が抱える課題や競合の動きが目まぐるしく変化している今、最も大切なことは「変化をいち早く察知すること」です。そのような観点から、自分やチーム全体の営業進捗を俯瞰し、「適切な先行管理」を行うことが改めて重要視されています。

ここでいう先行管理とは3ヶ月後、6ヶ月後などの将来の売上着地数字を予測する管理方法です。今回は、営業の先行管理という考え方についてフォーカスして見ていきます。

■営業における先行管理の役割

先行管理の役割の最大の役割は「目標数値と達成数値の差異を無くすこと」です。

営業マンは日々、目標数値に向かって営業活動を重ねるわけですが、「達成」あるいは「未達」といった最終結果だけを管理していたのでは、何が原因でそのような結果に至ったのかがわかりません。

結果と原因の因果関係を明らかにするためにも、3ヶ月から1年先くらいまでの売上・利益の見込みの数字を立てておくこと、すなわち「先行管理」が大切になるのです。

■先行管理を行わないと、どうなるのか?

「先行管理なんかしなくても、成功や失敗の原因はだいたいわかっている」と考える営業マンもいることでしょう。しかし、これが個人単位ではなくチーム単位の管理になると、状況は変わってくるはずです。

営業マンの人数が増えると、急に複雑性や不確定要素が増して、先行管理なしに安定した成績を収めることは難しくなります。チームや部署の規模が大きくなるほど、最終目標から逆算することなしに、各営業マンの目標を定めることはできなくなるのです。

先行管理を積極的に行っていない企業は、次のような壁に直面するケースが多くなります。

■先行管理が不十分な企業が直面しがちな3つの壁

①施策展開の壁

施策展開が後手に回り、短期的な成果に飛びついてしまう。そういった企業は決して少なくないはずです。最終的な営業成果ばかりに着目し、その結果に至った原因を見い出すことができないと、営業責任者の視野は徐々に狭まってしまいます。

場当たり的な施策しか展開できなくなってしまうことは、先行管理を行うことができない企業の典型パターンです。

②人材育成の壁

短期施策しか展開できない営業スタイルでは、直近の営業アクションにしか注力できず、人材育成への取り組みが後手に回りがちです。先行管理がままならない状態が長期化すると、中長期視点が持ちにくく、人材が育たない・育てられない風土が定着してしまいます。

「人材を育てる余裕が作れない…」という企業こそ、先行管理の観点が求められていると言えるでしょう。先行管理を行うことで、新たな投資活動に費やす時間を作り出すこともできるのです。

③PDCA展開の壁

健全な営業活動は「種まき(潜在顧客の育成)」と「刈り取り(顕在化した顧客からの受注)」をバランスよく行うことができると言われています。一方で、先行管理を行うことができず、種まきと刈り取りのバランスが崩れてしまうと、営業成果が出ない悪循環のループに陥ってしまいます。

これらのような状態に陥らないためにも、効率的に先行管理を行い、営業成果の創出に向けたPDCAを確立する必要があります。継続的に成果を創出したいと考える企業こそ、「成果に繋がる健全な営業活動のループ」を生み出すことが重要なのです。

■先行管理で押さえるべきポイント

では、具体的にどのようなポイントを意識し、先行管理を行うべきなのでしょうか?管理すべき主なポイントは次の通りです。

①営業アクションの先行管理

営業アクションの先行管理とは、すなわち営業マンの行動管理を意味します。例えば、会議での決定事項や、上司と合意した事項の進捗を「進捗率」や「段階」で共有・報告する、といった具合です。また、顧客との訪問件数・商談件数を共有し、次の事項を随時確認・見直しすることも重要です。

 ・直近のアクションの狙いと具体的な内容
 ・月間、週間、日々のアクションプラン(期限や頻度など)
 ・アクションプランの実施状況

例えば、「訪問数」や「商談数」をKPIとしてチーム内で共有管理することで、自分たちの営業チームが目標をどの程度達成しているのか、数値化して把握することができます。

②情報の先行管理

情報の先行管理とは、暗黙知化した営業ノウハウや知識を形式知へと変えることを意味します。例えば、営業展開を効率的に進める上で欠かせないフレーム(考え方)や、顧客の課題を整理したSFAが挙げられます。

■先行管理が「再現性の高い営業ノウハウ」を定着させる

先行管理の観点を持ち営業の見通しを立てたり、常に一歩先を見据えた準備を行ったりすることによって、見通しの数字と予算との間に生じる差額をいかにして埋めるか、すなわち「差額対策」が効果的に行えるようになります。

そして、営業アクションや情報の先行管理を行うことで、個人、またはチームとしていかに差額を埋めるかというサポートも行いやすくなるのです。

営業という行為は不確定要素も多いため、計画通りに進むことのほうが少ないかもしれません。しかし、計画通りに進まないときこそ、先行管理を行っている場合とそうでない場合の差が表れてきます。売上目標達成を偶発的なものではなく、再現性の高い状態へと昇華させるためにも、日ごろからの先行管理は欠かせません。

先行管理や、将来の見込み顧客管理の方法についてどうするのが良いかお悩みの方は、他社の事例などご紹介しながら、どうすべきかご提案させていただきます。お気軽にお問合せください。