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案件管理で管理すべき項目と営業活動への活かし方とは

2018年9月25日

新規開拓営業には多くの不確定要素が付きまといます。

しかしながら、「案件」という単位で管理しつつ、不確定要素を減らし続けることが、営業を再現性あるものにし、成果を導く上での重要な要因です。

一方、案件管理は「単純に細かな管理をすればいい」とは限りません。管理すること自体が目的になってしまうと、ただでさえ忙しい営業マンの営業活動における工数が増えたり、本来割くべき営業活動の阻害してしまう恐れがあります。では、どのような案件管理が必要なのでしょうか?今回は、案件管理の必要項目と、営業活動への活かし方について見ていきます。

■案件管理の本来の目的とは?

案件管理の目的が「管理すること」にすり替わってしまう背景には、営業マネジメントの全体像が掴めていない、もしくは仕組み化されていないことにあります。

営業マネジメントの考え方として、最も重要な観点は「目標管理」と言われており、その次にあるのが、目標達成に至るまでのプロセスである「行動管理」です。このような前提を置いて考えてみると、「案件管理」とは、目標達成に至るまでの行動(アクション)の積み重ねによって生じた商談・案件を ”見える化すること” と言えます。

このような全体像を掴むことなく案件管理を行うと、思わぬ失敗を招く可能性があります。

■これはNG!やってはいけない案件管理手法

いざ案件管理を実践しようとすると、単純に商談・案件を記録管理すればいいだけではないかと思う方もいるのではないでしょうか。しかし、その考え方こそが「管理のための管理」を引き起こす原因となりがちです。ありがちな失敗例として、次のようなケースが挙げられます。

「案件」の定義が人によってバラバラ・あいまい

営業マンの評価が営業成績によって決まる以上、多くの営業マンは自分の成績をより良く見せようとしてしまいます。だからこそ、とても案件とは言えないような見込み客も「1案件」としてしまう可能性もあります。しかし、それを許してしまうと、正確な案件管理を行うことはできません。

また、営業会議で案件数だけを報告するようなスタイルでは、営業現場の実態を掴むことはできず、案件管理自体が形骸化してしまう恐れがあります。不明確な案件数とその内容をただ共有し合う、非生産的な報告会になりかねないのです。

できる限り、人によってバラバラになったり、曖昧にならないよう自社にとっての案件化の定義を決めておく事が重要です。

次のアクションを管理・把握できていない

次のアクションを管理していない場合、営業機会を逃したり、他社に見込み顧客を奪われてしまう恐れがあります。また、ずるずると時間が経過してしまい、いつのまにか確度が下がってしまう、というケースも珍しくはありません。

BtoB向けの営業を行っている限り、どの案件にも、受注前には必ず「クロージング」というプロセスが存在します。そのクロージングに向けて、必要なアクションを行っていくことこそが営業活動の本質と言えます。だからこそ、案件管理を「目標達成」や「具体的な行動」に繋げるためにも、次の行動(ネクスト・アクション)をセットで管理することが大切です。

では、NG例のような状態に陥ることを避けて、案件管理を成果に繋げるためにはどのようなコツを意識する必要があるのでしょうか?

■案件管理を営業成果に繋げるコツ

1つ目のコツは、自社の商材や業界に合った管理項目を定めることです。適正な項目の判断基準は様々ですが、下記を参考に、過去に受注に至った顧客の特徴などから管理すべき項目を洗い出してみましょう。

・顧客名
・提案商材
・受注確度
・見積金額
・導入希望時期
・年商/売上規模
・決算月
・決裁者とのコンタクト(有or無)
・次回のアクション内容/時期(検討事項への回答日)

2つ目のコツは、管理項目の内容に応じて、有効なネクスト・アクションを定めておくことです。例えば、見積金額が一定以上の顧客に対しては上長が同行したり、決裁者との接触に成功した顧客については決裁者向けの提案資料を別途用意したりするなど、営業成果に繋がるポイントは無限にあるはずです。

■ポイントは「項目を軸に据えたアクションプランの設計」

各項目を記録・管理することは目的ではなく手段です。だからこそ、前述のように「次回のアクション」に繋げていく必要があります。

ここで一つ意識したいことは、「受注確度」と「次回アクション」についてです。自社と見込み客は、常に一対一の関係になっているとは限らず、競合他社や見込み客社内の関係者など、複数のプレイヤーが存在しています。意思決定や導入を急いでいれば急に受注確度が上がることもあります。逆に、競合他社の台頭によって受注確度が下がることもあるのです。

つまり、各案件の結果はタイミング次第で大きく異なるということ。「受注確度」と「次回アクション」を軸に据えて、今後のアクションプランを設計することで、重要な機会を逃すことなく営業アプローチを行うことができます。

■成長スパイラルを描くことが最大の目的

案件管理が効率的に行えるようになると「今回はなぜ失注してしまったのか?」「顧客の受注確度を高められた一番の要因は何か?」といった振り返りや要因分析ができるようになります。そして、分析プロセスを習慣化することは、営業マンの能力や事業の成長スパイラルの実現に繋がります。

案件管理の実施目的が目標達成にある以上、営業マンや営業チーム全体の成長は必須条件といえます。案件管理をチーム全体の成長に繋げられるよう、まずは「最適な管理項目の選定」と「案件という言葉の定義」、そしてそれらの管理に最適な仕組み選びから始めていきましょう。

現在、Excelやスプレッドシートで管理はしているが、案件管理の見直しをしたい考えている方は、他社の事例などご紹介しながら、どうすべきかご提案させていただきます。お気軽にお問合せください。


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