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その営業日報って本当に必要ですか?ただ、日報を書く事から脱却しよう。

2018年9月11日

営業マンならば必ずと言っていいほど、何らかの方法で「営業日報」や「営業週報」を書いている企業がまだまだ多いのではないでしょうか。

そのタスクは日々のルーティンになっている一方で、面倒な作業だと感じている営業マンも多いではないかと思います。一方で、「営業マンは数字で評価されるべきだから、管理のための営業日報ならば必要ない!」と思っている方や意見もクライアントの営業マンからよく耳にします。

しかし、着目すべきは、営業日報を書くことが苦痛になっている営業マンや、無駄と考えている営業責任者がいる一方で、”営業日報を活用し、高い成績を挙げ続ける”営業マンや営業組織が存在します。その違いは何なのでしょうか?

今回は、営業日報の本来の意図とその活用について述べていきます。

■営業日報の本来の目的とは?

そもそも皆さんは、営業日報に何を書き、どのように活かしていますか?

営業マンが商談や営業活動を行う以上、その内容は「活動記録」になっており、いつ、どこで、誰と、どのようなやり取りを行ったか、そんな事柄の記録が一般的です。

しかし、記録することを目的にしていては、営業活動のプラスにはあまりなり得ません。本来、営業日報は次の目的を考えて日報を記していくことが大切です。

①営業上の課題・原因・解決策

優れた営業マンは、日々の営業活動の記録に加えて、活動を通じて認識した課題やその原因を記録し、見直します。加えて、その事象を分析し、解決策を導くことで、着実に営業力をアップすることに繋げていきます。

私の新規営業ビルダーのお客様でも、ブログ(社内掲示板)機能を活用し、日々、気づきを投稿している企業様もいます。

②明日以降の改善アクション

分析を行い、解決策を導いても、次のアクションに繋がらなければ意味がありません。改善アクションを記すことで、同じ課題に直面しても乗り越える道筋を立てることができます。これが営業としての仮説力の強化につながってきます。

③顧客情報の共有

売上などの数字からでは読み取れない情報として、顧客固有の特徴や情報が挙げられます。
例えば、担当者やキーマンの氏名・商談内容を記載することで、営業の引継ぎにも役立ちます。

3点目に挙げた「顧客情報の共有」は、営業日報のみならず、SFA(営業支援システム)の管理項目にも繋がる重要な情報になるため、チームの営業成績を追求するならば極めて重要な情報になります。

しかし、これらの目的を見失っている場合、営業日報を活用できない企業の典型例に当てはまってしまうかもしれません。

■営業日報を活用できない企業の典型例

営業日報を活用できない企業には、いくつかの典型パターンが存在します。
その背景にあるのは、営業チームの風土や評価制度など様々。具体的には、次のような典型例が存在します。

例えば、マネージャーが営業日報を全く閲覧・管理できていないケースです。
営業日報を書いても誰も見ていないようでは、営業マンもなかなか身を入れて作成できないものですし、本人のモチベーションの低下にもつながります。

他にも、紙で記録した営業日報が、ファイルなどに入れっぱなしになっているケースです。
他の営業マンはおろか、自分自身も営業日報を見直す習慣が持てないようでは、その活用に至るまでの道のりは遠のくばかりです。

■なぜ、営業日報を活用できないのか?

営業日報を活用できないケースを掘り下げると、多くの場合、次の2点の原因に行きつくのではないでしょうか。

1つは、「評価や成長の場と結びついていないこと」。

どれだけ自己成長を望んでいる営業マンであっても、自分一人で営業日報を書き続け、活用することには限界があります。営業日報の記録が営業責任者であるマネージャーからの評価やフィードバックの場に繋がってこそ、営業日報を真に活用できている状態といえるます。

もう1つは、「再利用や活用シーンが想定されていないこと」。

営業日報を紙に記録してファイリングしてしまうと、再度閲覧されるケースは稀です。SFAなどのツールを利用するなどして、マネージャーや他の営業マンがお互いに閲覧できる状態になってこそ、営業日報は活用の幅が広がります。

■営業日報を活用することの3大メリット

管理方法を工夫しないと、なかなか活用されない営業日報。しかし、その活用を意識することで、主に次の3つのメリットが得られます。

①営業ノウハウを共有し、営業力向上させることができる

営業日報を相互に閲覧することで、営業ノウハウや成功事例を共有し、お互いの営業力をアップさせることができます。同時、うまくいかなかった点や課題と解決策を共有することで、壁に直面している仲間のサポートを行うことも可能になります。

②それぞれの顧客に最適な提案を行いやすくなる

顧客とのやり取りや提案のポイントを共有することで、各顧客にあった最適な提案を行うことができるようになります。特に、既存顧客の引継ぎを行い際にも役立つため、アップセルやクロスセルにも繋げることができ、売り上げの向上にも繋げやすくなります。

③営業マンのモチベーションアップに繋がる

お互いの営業アクションを見える化することで、「他のメンバーから見られている」という良い緊張感が生まれ、営業に対するモチベーションを向上させることができます。また、例え受注に至らなくても、営業の成功体験を見える化することで、営業マンの向上意欲を促進することも可能になります。

■振り返りではなく「資産としての営業日報」へ

営業日報が活用できないことの根本原因は、やはり「記録する行為が目的となっている」というケースが多いようです。
だからこそ、営業日報を「記録の蓄積」ではなく「営業資産」へと変えていくための取り組みが求められます。

営業マンや営業チームの目的と、営業日報の活用のベクトルが重なった時にこそ、その行為がもたらすメリットが最大化されます。SFAの導入を検討する企業も最大目的も、この点にあるケースが多いのです。

営業マンの個々の努力がチーム全体の営業力へと繋げるために、営業日報の見直しは重要なポイントになり得るのです。


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