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その会議、生産性の低い営業会議になっていませんか?新規開拓営業マネージャーは再確認!

2019年6月17日

新規開拓営業を行う部隊であれば、必ずと言っていいほど行われている「営業会議」。売上の獲得が営業マンの使命である以上、会議の主題が数字にまつわるものになることは致し方ないかもしれません。しかし、その会議は果たして生産性の高い場になっているでしょうか?

働き方革命の最大のテーマである「生産性の向上」が求められるのは、営業チームも例外ではありません。今回は、営業会議の生産性について見ていきましょう。

■生産性が低い会議の典型的なNG例

営業会議というと、何か具体的なモノをつくる場ではありません。しかし、そこにも「生産性」という概念は存在します。最もオーソドックスな測り方は「投入された時間(会議の時間×参加者人数)」に対して、どの程度の価値が創出されたか、というものです。

この観点に基づいて考えたとき、多くの会議があまり生産性を発揮できていないことがわかるはず。それはすなわち、投入した時間に対して十分に創造的、かつ生産的なアウトプットが得られていない、ということを意味しています。

そもそも、複数名が同時に時間を揃える必要がある「会議」という仕組みは、生産性を高めづらいものでもあります。何故ならば、アウトプットが不明確であるにも関わらず、参加者は一定の時間をまとめて差し出さないといけないからです。しかし、そんな高コストを払うからには、そこまでして開催しなければならない理由があるはずです。事実、会議という場で集合知を働かさなければ成立しない議題も多く存在します。

その一方、基本的な事項が欠け落ちていたことが原因で、会議の生産性を著しく低下させてしまったケースも見受けられます。よく見かけるのは、次の5つの典型例です。

ケース① 事前の情報周知・共有が不十分

「会議の日時と場所、ざっくりとしたテーマだけ決まっているけど、それ以上の内容は事前に知らされていない」こんなケースは多くの企業で見受けられるのではないでしょうか?事前に詳細なアジェンダが周知されていないと、参加者は受け身になりがちです。そのような姿勢で臨んだ会議から新たな価値が生まれないことは、誰の目にも明らかです。

予め周知された情報を元に仮説設定を行い、アイデアや有益な情報を持ち寄ってこそ意味のある会議になる、という大前提を忘れているケースはあまりにも多いといえます。

ケース② 議論を交わすための場づくりができていない

「個人の案件営業進捗からチームの売上に至るまで、会議が始まる直前まで更新が続いており、会議が始まるまでは内容を把握することができない・・・」。このように、金額の集計に時間がかかる場合、会議自体が「数字の報告会」になる傾向があります。会議の中で双方向性のない報告事項が続いてしまうと、活発な議論に費やせる時間はあっという間に失われてしまうため、注意が必要です。このような状況が慢性的に続いている組織では、会議の意味や会議以外の手段の模索が失われていると言えるでしょう。

ケース③ 議論の内容を「見える化」するための仕組みが用意されていない

営業会議を生産性の低い時間にしないために求められる改善点は、極めて基本的なものばかり。しかし、これらの基本ができていないならば、その会議は生産性の低い無駄な時間になりかねません。ひとつずつ着実に、見直していきましょう。
せっかく長時間の議論を重ねても、その過程を振り返りながら進められないと、生産的な議論を行うことはできません。発散的にアイデアを出し合うことと、テーマから逸れた議論に時間を割くことは、大きく意味が異なります。だからこそ、「今何について議論をしているのか?」「これまでにどんな議論がなされ、次にどんな発言をすべきなのか?」という点は、誰もが見えるようにしておく必要があります。例えば、ホワイトボードを使った会議は「見える化する」という観点から、理にかなった仕組みであると言えます。

特に専門性の高い分野の議論を重ねたり、新しいトレンドを踏まえたディスカッションをしたりする上では、内容の見える化は欠かせません。会議に参加したメンバーの集合知の力を発揮するためにも、議論の過程を可視化する会議体は極めて重要です。

ケース④ 会議のゴールが明確化されていない

会議を行った末にどのような目的を果たしたいのか、あなたが参加している会議では明確化されていますか?多くの参加者を募り会議を行う以上、そこでは何らかの問題解決、もしくは価値の創出が行われるはずです。参加者全員が「この会議では、何の問題・課題をクリアするために行われているのか?」「この会議を通じて、どのような価値を生み出そうとしているのか?」という問いに答えられない場合、その会議の開催意義は危ぶまれていると言っても過言ではないでしょう。

どの会議にも本来、何らかのゴールが存在しています。問題解決や価値創出の方針を決めることで、次のアクションを決定し、目標値や期限を設けて次の会議へと繋がっていきます。この道筋が意識されて初めて、会議の存在意義が明らかになっていきます。

ケース⑤ 毎回の会議でPDCAサイクルが回されていない

会議の内容のみならず、その運営や進行方法も絶えず進化させなければ、その価値は薄れていきます。何故ならば、営業に求められる役割やミッションも日々変わっていくからです。短期的に売上を確保しなければならないのであれば、その目的に合った会議体と進行方法を模索し、中長期視点で営業戦略を考えるならば、より高い視座から発散的に議論できる進行プロセスを考えなければなりません。

もしも、あなたの会社が上記5つのようなケースに該当するのであれば、できる限り早い対処が必要です。具体的な改善方法としては、次にあるような手法が挙げられます。

■会議の生産性を上げるために求められる5つの改善点

ある程度柔軟な進行を許容しつつも、会議全体の道筋を決めることは極めて重要です。会議の生産性を強く意識する企業では、スライドでストップウォッチを投影し、経過した時間を全員で共有する、といった取り組みも行われているほどです。アジェンダを作成し、事前に参加者間で共有する習慣を作りましょう。

①報告事項を事前にメールで共有する

各自の売上や営業進捗をひたすら口頭でプレゼンテーションする、という営業会議も存在しますが、メリハリのない会議内容ほど生産性の低いものはありません。そもそも数字の共有であれば、メール1通で済むはずです。対面でなければ議論できない内容を吟味し、会議の時間を有効活用する視点こそが求められています。

また、営業課題や解決が必要な事案を取り扱う場合、2~3日前くらいまでにはその内容を周知し、知恵や好事例を準備してもらう必要があります。簡単に解決策が出てこない事案であるほど、各自の良質な準備が欠かせないからです。

②「全員参加」という前提を再考する

会議の内容によっては、営業マンが全員参加する必要はないかもしれません。「自分には関係のない議題だ」と感じている営業マンが増えるほど、主体性な参加者が少ない会議になってしまいます。「とりあえず参加しておこう」という出席者の比率が増えるほど、会議の場は硬直的で活気のない空気に覆われるようになっていきます。そのような風土や空気が組織に常態化してしまうと、会議という時間の持つ価値がみるみるうちに落ちて行ってしまうのです。

議題に応じてフレキシブルな参加を許容するなど、参加のルールと定義を見直してみましょう。組織や事業の目的達成とは直接関係しない会議に「参加義務」が生じているとするならば、その会議の開催意義を問い直す段階に来ていると言えるでしょう。

③会議のアジェンダを細かに作成する

ある程度柔軟な進行を許容しつつも、会議全体の道筋を決めることは極めて重要です。会議の生産性を強く意識する企業では、スライドでストップウォッチを投影し、経過した時間を全員で共有する、といった取り組みも行われているほどです。アジェンダを作成し、事前に参加者間で共有する習慣を作りましょう。そのうえで、「会議全体のアジェンダに対して、今どこまで進んでいるのか?」ということが可視化できる会議環境を構築することが重要です。

④配布資料を無くす

議論を行うための会議で、大量の配布資料は果たして必要でしょうか?限られた時間で要点をプレゼンし、補助的に資料をプロジェクター投影する、という形でも会議の目的は果たされるはず。場合によっては、アジェンダ以外の資料を無くして、ホワイトボード上に情報を記載し、共有する手法を検討してもよいかもしれません。

配布資料はアジェンダ程度にとどめ、参加者に伝える情報は事前にメール共有、もしくはプロジェクターで投影しましょう。これらの準備時間も会議のうちに含め、シビアに生産性の評価をしてみることで、参加メンバーの価値観も徐々に変えられるはずです。

⑤スタンディング形式の導入を検討する

「どんな手法を試しても、メリハリのない会議がダラダラと続いてしまう」という場合には、スタンディング形式の会議も有効です。必然的に長時間の会議は行いづらくなります。「じっくり話しながら議論したい」という声もあるかもしれませんが、重要度と優先度を決めなければ、いくらでも会議の議論材料は出てきてしまうもの。限られた時間内でどれだけの価値を生み出せるか、そんな制約の中で日々業務に取り組んでいることを強烈に意識することが大切です。

■定着に向けた定期チェックが改善の鍵

営業会議という場に費やす「時間の長さ」は、必ずしも「生産性の向上」には繋がりません。一方で、会議の時間が長時間化することは、営業生産性の低下へと着実につながります。会議の成果に着目しつつPDCAを回すことで、まだまだ会議の価値は向上させることができるはずなのです。

営業会議に課題感を感じる方は、次のチェックリストを元に定期的に見直しを行ってみてください。無意識的に行っていた習慣を定期的に見直していくことが、生産性の低い営業会議を是正するための一番の近道になります。潜在的な課題を見える化し、社内で共有することで認識統一を図ることが、会議の生産性をUPさせるための第一歩です。

<当てはまる点は即改善を!非生産的な会議を生み出すネガティブ・チェックリスト>

[ ] 会議中、メールで共有すれば済む程度の報告事項を話し続けている
[ ] 営業会議自体が売上等の数字の共有会になっている
[ ] そもそも議論することが念頭に置かれていない
[ ] 会議の議事次第やアジェンダが存在しない
[ ] 議事次第やアジェンダに、各パートの所要時間が明記されていない
[ ] 会議資料の準備に時間がかかり、議論の準備には時間を割けない
[ ] 発言の機会もなく、何故参加しているのかわからない出席者がいる


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